Realizar una correcta gestión del inventario es esencial en cualquier empresa para asegurar su buen funcionamiento, ahorrar tiempo, reducir costes y potenciar las ventas. Para que sea eficiente, el stock de nuestro almacén debe estar organizado y controlado, cubriendo todo el ciclo de vida del producto.
No llevar una gestión adecuada del inventario puede alterar el proceso de aprovisionamiento, provocando incrementos de costes, desabastecimiento, empeoramiento del servicio al cliente y reducción de ventas.
Objetivos de un inventario y principales tipos
Un inventario es una relación ordenada, detallada y valorada de las mercancías depositadas en el almacén. La legislación española obliga a todas las empresas a realizar y contabilizar un inventario de forma anual para poder dar una imagen fiel de su patrimonio y el resultado al cierre del ejercicio.
Los principales objetivos por los que se realiza un inventario son:
– Conocer si hay productos deteriorados o caducados.
– Detectar si el stock está obsoleto por modificaciones o sustituciones de referencias.
– Conocer el flujo de nuestro stock, su tasa de rotación y la cantidad necesaria de cada artículo (stock mínimo, máximo y óptimo).
– Detectar y prevenir incidencias, errores, pérdidas o hurtos.
Tomando como base la periodicidad con la que se lleva a cabo el recuento de la mercancía, existen los siguientes tipos de inventario:
– Inventario anual: este es el tipo de inventario más usual, sobre todo en empresas que cuentan con volúmenes pequeños de mercancía. Obligatorio por ley, se trata de un recuento global y anual del stock a fecha de cierre del ejercicio.
– Inventario periódico o rotativo: este recuento se realiza con un intervalo de tiempo determinado (mensual, trimestral, etc.). Normalmente, es la empresa quien lo determina y suele realizarse durante las épocas de menor volumen de trabajo.
– Inventario permanente o perpetuo: cuando el control del stock se lleva a cabo a través de un software de gestión del almacén. Se puede realizar un recuento de la mercancía de forma continua, lo que permite la actualización de los datos en tiempo real.
Estrategias de almacenamiento
En función de las necesidades de la empresa se pueden utilizar diferentes estrategias para la gestión del almacén:
– Método Consigna: esta operativa es generalmente utilizada en empresas de venta al por mayor donde se mantienen los productos “depositados” en los almacenes de sus clientes hasta que estos logren venderlos.
– Just in Time (JIT): se trata de adquirir la mercancía justo antes de su venta o cuando se vaya a iniciar la cadena de producción para reducir al mínimo el stock almacenado.
– ABC: está basada en el Principio de Pareto en el que el 80% del valor de consumo lo producen el 20% de los materiales. Los productos se clasifican según su cantidad y valor, buscando conseguir la mayor rentabilidad.
– Dropshipping: la empresa envía el pedido al cliente directamente desde el proveedor sin pasar por su almacén, eliminando así el coste de mantenimiento de inventario.
– Cross-docking: parecida al dropshipping, se basa en trasladar la mercancía de un transporte entrante a otro saliente sin que haya almacenamiento intermedio, o este sea mínimo.
– Bulk Shipment: la empresa compra el producto a granel y en grandes cantidades, generando un ahorro de costes y una mejor reposición del inventario. Se suele utilizar en productos con alta demanda.
Cómo gestionar un inventario de forma eficiente
Como hemos comentado, una buena estrategia de gestión de inventario es fundamental para asegurar el buen funcionamiento de cualquier compañía, rentabilizando tiempo y costes.
1- Determina la metodología
Establece un método acorde a la actividad y características de tu almacén. Decide cómo cuantificar las mercancías que se van a inventariar.
2- Optimiza el layout del almacén
Crear un diseño óptimo del almacén ayudará a aprovechar al máximo el espacio disponible y a mejorar el rendimiento de las operaciones. De este modo, la realización del inventario será más rápida y eficiente.
3- Mantén la información de los productos actualizada
Para el buen funcionamiento del almacén, los datos sobre los artículos almacenados deben ser correctos: cantidad exacta, localización y demás características deben mantenerse actualizados para evitar errores y hacer más productiva su gestión.
4- Establece prioridades en el stock
No todas las referencias de un almacén deben ser tratadas por igual y su importancia dependerá de los datos de rotación. Priorizando los productos según criterios adecuados evitaremos su obsolescencia.
5- Programa revisiones regulares del almacén
No dejes la evaluación del inventario para el balance final de ejercicio. Lo ideal es mantener una inspección regular y lo más a menudo posible. De este modo, podremos tener un control más preciso, solucionando pequeñas desviaciones y evitando problemas mayores a final de año.
6- Realiza un seguimiento exhaustivo de las KPI del inventario
El uso de KPIs en la gestión del inventario es muy útil, pues nos ayudan a controlar los procesos que se realizan en el almacén e identificar las áreas de mejora. Algunos KPIs a tener en cuenta son: eficiencia en la recepción, stock promedio, stock óptimo, coste de inventario, tasa de rotación del inventario, tasa de retorno del stock, tasa de venta directa, tasa backorders, precisión del picking, coste del transporte, etc.
7- Planifica los picos de demanda
Las previsiones varían a lo largo del tiempo. La demanda puede cambiar por motivos fortuitos o por razones de estacionalidad. Prever estas alteraciones y planificar en consecuencia es fundamental para tener un stock realista y una gestión eficiente.
Está claro que, si tenemos una gestión adecuada del inventario, conseguiremos ahorrar tiempo y costes de almacenamiento, optimizando los resultados e incrementando además la satisfacción del cliente.
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